Collaboration Booster: Erfolgreiche Zusammenarbeit durch Regeln

In einem Workshop fragte ich letzthin ein Team, ob sie gemeinsam Regeln zur Zusammenarbeit aufgestellt haben. Mehrere Personen antworteten ähnlich: «Wir arbeiten schon so lange zusammen, wir brauchen keine Regeln mehr» Die neue Person im Team fragte leicht irritiert «und wie verstehen Leute, die neu ins Team kommen, diese ungeschriebenen Regeln?»

Ganz abgesehen davon, dass diese Frage sehr berechtigt ist, stellte sich auch heraus, dass alle Personen im Team andere Vorstellungen zur Zusammenarbeit hatten, die meisten davon wurden nie besprochen oder miteinander explizit geklärt. Für mich als Zusammenarbeits-Coach war es daher keine Überraschung, dass es im Team viele Irritationen gab, die auf den ersten Blick keinen offensichtlichen Grund hatten, welche die Zusammenarbeit aber für alle erschwerten.

Dieses Intermezzo erinnerte mich etwas an diese Geschichte eines Paars, das schon lange zusammenlebt. Jeden Morgen isst der eine Partner den Anschnitt des Brots, während der andere die erste Scheibe verspeist. Beide denken, die andere Person möge das entsprechende Brotstück besser, doch seit Jahren essen sie beide eigentlich das Stück Brot, das sie weniger gerne möchten. Das Missverständnis kommt erst nach Jahren und durch Zufall heraus. Keine Katastrophe, doch man stelle sich vor, was sonst noch alles unausgesprochen bleibt. Wir treffen Annahmen übereinander und bauen unsere Kommunikation und Zusammenarbeit auf diesen Annahmen auf. Das ist nicht immer nützlich und manchmal sogar schädlich. Jede Form des Zusammenarbeitens funktioniert besser mit Abmachungen und Regeln. Viele von uns sind daran gewöhnt, dass wir diese Regeln "von oben herab" erhalten, dass jemand die Regeln für uns aufstellt und darauf achtet, dass sie auch tatsächlich einge­halten werden.

Doch Teams können noch viel besser zusammen arbeiten, wenn sie sich ihre Regeln selber geben. Diese Regeln sind sorgfältig gemeinsam erstellte Vereinbarungen. Manche Teams nennen sie «Code of Conduct», ein Begriff, der ursprünglich aus der Piraterie kommt. Ja, sogar Pirat*innen gaben sich Regeln. Zum Beispiel die, dass man vor dem Raubzug schon über die Ver­teilung der Beute verhandelt und nicht erst danach – ein Schlüssel zu weniger Konflikten auf dem Schiff. Andere Teams nennen es einfach Team-Agreement oder Zusammenarbeitsmanifest. Egal wie es heisst, es ist dieses Dokument, das beschreibt, wie man miteinan­der umgehen will, wie die Zusammenarbeit strukturiert ist und welche Abmachungen für alle im Team gelten.

Teams, die ein Agreement und einen gemeinsamen Purpose - einen gemeinsamen Antrieb - haben, besitzen damit einen Kompass für alle Entscheidungen im Team und können einander aktiv dabei unterstützen, eine klare, positive und für alle konstruktive Team- Kultur zu schaffen. Das ist nicht nur wichtig dafür, dass sich alle im Team wohl fühlen, sondern auch ein Schlüssel zu besseren Ergebnissen, auf die alle stolz sein können. Mit einem gut formulierte Team-Agreement bilden Teams Gewohn­heiten und bilden damit nach und nach die Teamkultur aus. Auch ohne Agreement entsteht eine Teamkultur, nur ist sie dann vielleicht weniger so, wie man sie gerne hätte und es können unerwünschte Muster entstehen die der guten Zusammenarbeit im Weg stehen. Ein Team-Agreement ist auch ein grossartiges Tool, um neuen Teammitglieder ab Tag Eins einen klaren und einfachen Orientierungsrahmen, der es ihnen erlaubt, expliziten Regeln zu folgen, anstatt monatelang durch Beobachten und imitieren die Teamkultur zu erraten. Aber Achtung! Werden Teamagreements nur aufgeschrieben, aber nicht gelebt, tragen sie mehr zur Verwirrung bei als zur guten Zusammen­arbeit, weil das Aufgeschriebene nicht synchron sein wird mit dem gelebten Alltag.

Jede Teamarbeit benötigt laufende Syn­chronisation und Weiter­entwicklung. Darum sollte ein Teamagreement ein aktives, im Alltag genanntes Werkzeug sein, welches alle im Team kennen, über welches das Team oft spricht, mit der Realität vergleicht und nach Bedarf anpasst, wenn es neue Regeln braucht oder Regeln nicht mehr aktuell sind.

Doch wie macht man am besten so ein Agreement? Der einfachste Weg ist, sich Zeit zu nehmen, gemeinsam über verschiedene Fragen nachzudenken: Zum Beispiel diese:

1. Welche Abmachungen würden uns helfen?
2. Über welche Probleme stolpern wir im Alltag immer wieder?
3. Was ist und wichtig, damit wir gut zusammenarbeiten können?
4. Was brauchen wir, damit wir unseren Purpose am besten verfolgen können?
5. Welche Formen von Austausch würden uns am meisten helfen?

Es ist wichtig, dass die Antworten auf diese Fragen von jeder Person gehört werden. Damit kommt die Verschiedenartigkeit aller zum Tragen und alle hören die Ideen, Bedürfnisse und Vorschläge der anderen. Basierend auf allen Antworten können dann die wichtigsten Elemente markiert und gemeinsam formuliert werden. Dabei ist es hilfreich, Sätze zu schreiben, die mit «Wir» beginnen und die nicht nach trockener Firmensprache klingen, sondern so formuliert sind, dass man sich gerne an den Regeln orientiert. Das Agreement jedes Teams klingt somit anders und ist ein sehr massgeschneidertes Dokument.

In einem Agreement, das ich mit einem Team erstellt habe, steht «Gin und Tonic für alle!», während in einem anderen steht «Wir haben Mut zur Lücke!» und im dritten «We don’t steal each other’s time and speak up when our time is being stolen». Nur die Mitglieder dieses Teams wissen genau, was beide Sätze bedeuten, da sie vertieft darüber gesprochen und die Begriffe miteinander geklärt haben.