Collaboration Booster: Priorisieren ist ein Handwerk mit vielen Werkzeugen

Wir alle merken nun tagtäglich, wie anstrengend es sein kann, wenn wir unser Verhalten ständig neuen oder veränderten Umständen anpassen müssen. Jeder Tag fordert von uns ab, noch mehr Entscheidungen zu treffen als sonst schon (der Durchschnittsmensch trifft im Alltag rund 35’000 aktive Entscheidungen).

Nicht nur das: Wir müssen diese Entscheidungen vor dem Hintergrund von neuen Informationen und Erkenntnissen noch bewusster, noch klarer treffen, weil wir kein Referenzsystem haben, mit dem wir Dinge rasch einordnen können.

Mit anderen Worten: Wir haben es mit einem komplexen System zu tun. In einem komplexen System muss man kleine Experimente machen, um zu erproben, was funktioniert, und dann die Erkenntnisse aus diesen Experimenten nutzen, um den nächsten Schritt (mehr vom gleichen, aber vielleicht etwas variiert oder eben doch lieber ein neues Experiment?) zu planen.

Für diese sich ständig ändernde Welt gibt es eine Abkürzung: «VUCA» Das bedeutet aufgeschlüsselt:

1. Volatility: Die Welt ist volatil, alles verändert sich laufend, Dinge sind nicht fix, sondern schwankend.
2. Uncertainty: Die Welt ist geprägt von Unsicherheit, also vom Nicht-Wissen, vom notwendigen Umgang damit, dass wir nicht wissen, was als nächstes passiert.
3. Complex: Die allermeisten Dinge, mit denen wir es heute zu tun haben, sind komplex, weil sie mit vielem anderem zusammen hängen oder in grossen Systemen eingebettet sind.
4. Ambiguity: Viele Ereignisse, Informationen und «Fakten» sind mehrdeutig, können aus verschiedenen Warten interpretiert und gedeutet werden.

Wenn dich das überfordert, bist du nicht alleine. Die VUCA Welt überfordert wohl die allermeisten. Aber die gute Nachricht: Für Menschen, die mit anderen gut zusammen arbeiten wollen, gibt es eine Fähigkeit, die dabei hilft, sich in dieser Welt besser zurecht zu finden, und das ist das tägliche Priorisieren, um jeden Tag die besten Entscheidungen zu treffen für diese Welt, die sich mehr anfühlt wie eine Achterbahn, in die du nicht freiwillig eingestiegen bist.

Im Zusammenarbeits-Alltag bedeutet Priorisieren, abzuwägen, welche Aktionen, Entscheidungen und Gewichtungen gerade jetzt das beste, das gewünschte Resultat erzielen werden für das, was wir gemeinsam vor haben, für unseren gemeinsamen Purpose.

Da wir wegen der Achterbahnwelt nicht weit in die Zukunft, sondern nur bis zur nächsten Kurve planen können, ist es wichtig, dass wir kleine Pakete schnüren, die uns bis zur nächsten Veränderung voran bringen. Damit wir dann das, was wir entwickelt haben, betrachten können und basierend auf den schon wieder neuen Infos das nächste Paketchen vorbereiten können.

Es gibt nicht die eine richtige Art zu priorisieren. Priorisieren ist mehr wie eine Sprache mit einem grossen Vokabular und einer Grammatik, an die wir uns zuerst gewöhnen müssen. Hier ein paar Ideen, die man gut in einem Team probieren kann:

1. Zwischen priorisieren und machen abwechseln: Ein Team sollte sehr häufig priorisieren, je nach Arbeitsweise täglich oder wöchentlich. Nachdem priorisiert wurde, ist es aber auch wichtig, für den Zeitraum bis zur nächsten Priorisierung das, was man priorisiert hat, abzuarbeiten und mit dem entwickelten Ergebnis oder Paket dann die nächste PrioRunde anzupacken
2. Man kann nach ganz verschiedenen Gesichtspunkten priorisieren, und oft ist es sinnvoll, die Priorisierungsarten zu kombinieren: Nach dem Purpose, nach vorgegebenen Kriterien, nach Kapazitäten des Teams, nach neuen Daten, nach Lust und Laune. Alle Formen der Priorisierung haben ihre Vor und Nachteile.
3. Perspektiven verlassen: Wir sind es gewohnt, Dinge aus einer bestimmten Perspektive anzuschauen. Es kann sehr viel helfen, zu diskutieren, welche Perspektiven wir einnehmen möchten, wenn wir priorisieren, und dann alle diese Perspektiven durchzuspielen (zum Beispiel die Perspektive der Kundinnen, des Teams, der Pandemie, der Sicherheit, anderer Beteiligter etc.)
4. Clever sein: Es lohnt sich, so zu priorisieren, dass unser ganzes System geschont wird: Was können wir als nächstes tun, was wir mit dem was wir haben einfach, gut und idealerweise auch noch mit Spass erreichen können?
5. It’s in the Mix: Machen wir genügend von allen Dingen, die wir uns vorgenommen haben? Viele Teams arbeiten ständig von der Hand in den Mund, arbeiten also fast nur dringende Dinge ab. In den Mix von guter Zusammenarbeit gehören aber auch Dinge wie die Pflege der Zusammenarbeit, des Teams oder langfristiger wichtiger Projekte, die immer liegen bleiben, wenn man sie nicht aktiv priorisiert.

Ja, diese VUCA Welt ist ein Ritt auf einer Achterbahn. Der kann durchaus auch Spass machen! Wichtig ist aber sicher, zwischendurch auszusteigen und das Tempo selber zu drosseln. Zum Beispiel auf einem Waldspaziergang.

Wenn du Lust hast, mir zu schreiben, was dich beim Zusammenarbeiten mit anderen immer wieder beschäftigt, dann kannst du das hier tun. Wer weiss, vielleicht schafft es dein Anliegen ja in die nächste Kolumne!