Collaboration-Booster: In Meetings was zu sagen haben

Hier ist ein Szenario, das ihr bestimmt alle schon oft erlebt habt:

Mehrere Menschen sind in einem Meeting, in dem es darum geht, etwas zu diskutieren und eine Entscheidung zu treffen. Was typischerweise passiert, ist folgendes: Zwei, vielleicht auch drei Personen reden viel und lange und treiben das Gespräch an, während andere Leute im Meeting sich gar nicht zu Wort melden. Vielleicht sind sie schüchtern, vielleicht auch nur eingeschüchtert von den Vielredner*innen, vielleicht fühlen sie sich unbeteiligt, weil es ja offensichtlich Leute im Meeting gibt, die eine klare Meinung haben und sie finden es nicht nötig, ihre Idee auch nicht einzubringen, oder sie denken, ihre Idee oder ihr Beitrag sei weniger wichtig, weniger gut, weniger clever als die Vielredner*innen.

Dieses Setting ist aus mehreren Gründen nicht ideal. Erstens verbringen viele Menschen eine Stunde oder länger in einem Setting, in dem sie nichts anderes machen können als den Vielredner*innen zuhören. Sie könnten ihre Zeit woanders besser einsetzen und später erfahren, was denn im Meeting entschieden wurde. Zweitens gehen garantiert gute Inputs, andere Perspektiven und zusätzliche Erkenntnisse verloren, wenn nur die Vielredner*innen reden und die anderen nicht zu Wort kommen. Die Ideen und die darauf folgende Entscheidung wären besser, wenn alle sich einbringen würden. Und drittens ist es schlicht und einfach kein Zeichen guter Zusammenarbeit, wenn immer nur die gleichen aktiv sind und Dinge voran treiben und andere nur zuhören und Notizen machen. Was kann man tun? Dafür sorgen, dass alle mitmachen und alle allen zuhören und dass aus dem gesammelten Material etwas Gemeinsames entsteht. Damit das klappt, braucht es zwei Dinge: Eine Moderation und einen kleinen systematischen Prozess. Moderation ist eine Rolle. Jeder und jede im Team kann diesen Hut aufsetzen. Es braucht keine externe Begleitung, zumindest nicht im Alltag.

Der systematische Prozess ist auch keine Hexerei. Die Moderation überlegt sich vor dem Meeting, welche Fragen zur anstehenden Diskussion gestellt werden können und in welcher Reihenfolge diese Fragen gestellt werden können. Wichtig: Es braucht immer mehrere Fragen, um ein Thema gut zu beleuchten. Nehmen wir einmal an, es geht darum, zu entscheiden, welches Thema im nächsten Kund*innen-Newsletter bearbeitet werden soll. Folgende Fragen könnten zum Beispiel interessante Ideen bringen:

• Was hast du in den letzten 3-4 Wochen in deinem Bereich erlebt, was erwähnenswert sein könnte?
• Was beschäftigt unsere Kund*innen zur Zeit?
• Womit könnten wir überraschen?
• Was sind gerade aktuelle Themen?
• Was wollten wir schon lange mitteilen?

Diese Fragen werden nun gestellt, und jede Person überlegt sich für jede Frage 1-3 Antworten und schreibt sie auf einen kleinen Zettel oder auf ein Post-it.

Nach jeder Frage dürfen alle Personen ihren Zettel vorlesen und alle hören gut zu. Wichtig: Es wird (noch) nicht diskutiert! Durch das Zuhören merken alle, dass man eine Frage ganz unterschiedlich beantworten kann und dass interessantes und vielfältiges Material zusammen kommt. Sobald zu allen Fragen Zettel geschrieben und vorgestellt wurden, kann nun eine Bewertung und Auswahl beginnen. Dazu wählt die Moderation ein geeignetes Vorgehen und achtet darauf, dass alle zu Wort kommen und mitgestalten können. Zum Beispiel könnte man zuerst alle Zettel nochmal sichtbar an die Wand hängen oder auf den Tisch legen und clustern lassen, dann die spannendsten Themen identifizieren und dann in kleinen Gruppen konkrete Vorschläge ausarbeiten lassen. Durch das Stellen von verschiedenen Fragen, das Aktivieren aller Personen im Raum und das gemeinsame Entwickeln von konkreten Lösungen in Gruppen sind alle zum Zug gekommen und es wurden viele Perspektiven eingenommen.

Die Entscheidungsfindung kann nun auf unterschiedliche Arten statt finden: Man kann abstimmen, man kann die Entscheidung der Person überlassen, die für den Newsletter verantwortlich ist, man kann Punkte verteilen und die Idee mit den meisten Punkten gewinnen lassen, oder die Moderation kann nochmal jede Person fragen, was sie auswählen würde, wenn sie entscheiden müsste. Egal wie, die Entscheidung ist auf jeden Fall fundierter und besser als mit dem Vielredner*innen-Szenario.

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Wenn du Lust hast, mir zu schreiben, was dich beim Zusammenarbeiten mit anderen immer wieder beschäftigt, dann kannst du das hier tun. Wer weiss, vielleicht schafft es dein Anliegen ja in die nächste Kolumne!